Quante persone affermano di non aver mai abbastanza tempo per fare tutto ciò che vorrebbero nel corso di una giornata? Molte. Sembra che il tempo non sia mai sufficiente. Guardando però da un’altra prospettiva la questione si potrebbe pensare che il tempo ci sia nell’arco di una giornata, ma che quello davvero a disposizione viene utilizzato in modo errato.
Vediamo di seguito quali sono gli errori più comuni nella gestione del proprio tempo.
Sbagliare il livello di priorità nei vari lavori
Può capitare di dare la priorità contemporaneamente a due lavori che si ritiene entrambi urgenti, ma che in concreto soltanto uno di essi lo è realmente. Ciò dipende dal livello d’importanza che diamo a un compito che si deve effettuare. In generale, occorre dare la priorità a ciò che è importante e urgente e questo tipo di incombenze non si verificano tutti i giorni, ma in determinate circostanze. Ciò che crea confusione e quindi una perdita di tempo è considerare un compito importante quando invece non lo è. L’esempio classico sono le risposte alle e-mail che si ricevono: appena si ricevono determinati messaggi molte persone tendono ad abbandonare ciò che stanno facendo per rispondere subito alla mail appena giunta. Se si tratta di qualcosa di urgente ovviamente è opportuno rispondere, ma la maggior parte dei messaggi che si ricevono possono aspettare. Rispondendo subito si rischia di perdere la concentrazione verso il compito che si stava svolgendo e si rischia di rimanere distratti. Quindi è essenziale saper comprendere quali attività hanno la priorità e quali no.
Lasciarsi andare alle distrazioni
Un altro errore che provoca una gestione sbagliata del proprio tempo è quello di cadere nelle distrazioni. Per distrazioni si intende l’uso dei social e del telefonino. Questi sono gli strumenti che causano molte perdite di tempo. Bisognerebbe stabilire un orario in cui accedere ai social, senza lasciarsi “tentare” di rispondere a una certa persona o a un certo post. Si deve invece seguirli soltanto se i social network fanno parte della sfera lavorativa professionale, ma anche qui, occorre ben pianificare le varie attività.
Non fare pausa quando si è stanchi
Una buona gestione del tempo dipende dal nostro livello di attenzione e di concentrazione. Quando si percepisce stanchezza mentale e si continua a svolgere imperterriti un certo compito si rischia di svolgerlo male o di terminarlo in un lasso di tempo maggiore rispetto a quando si è rilassati e concentrati. Talvolta, basta fermarsi per pochi minuti per ritrovare la giusta energia per completare in breve tempo un certo lavoro. Alcune asana possono contribuire a rivitalizzare mente e corpo, come abbiamo descritto nell’articolo “Pausa yoga in ufficio”.
Fare una lista delle attività importanti
Per gestire bene il proprio tempo una delle regole valide sempre consiste nel fare una lista giornaliera o settimanale delle attività importanti da svolgere. In questo modo si possono focalizzare meglio le priorità e si può stabilire quali compiti realizzare al mattino, quando si è più ricettivi e freschi mentalmente.