Ogni giorno sembra una corsa contro il tempo; tempo che non basta mai per le varie incombenze quotidiane. L’agenda giornaliera è fitta di impegni e talvolta i ritmi devono essere molto sostenuti. Sembra che occorra per forza vivere in modo veloce e frenetico per poter fare tutto ciò che ci si era prefissati. Ma se si vive in questo modo ogni giorno, si rischia di subire gli effetti dannosi dello stress. È per questo che è importante focalizzarsi sull’organizzazione dei vari compiti che occorre portare avanti. Grazie a una buona organizzazione si può guadagnare più tempo per sé.

Pianificare

Per riuscire a realizzare ciò che ci si era prefissati è necessario pianificare prima alcuni dettagli. Per esempio, se durante la settimana si è impegnati con riunioni o appuntamenti di lavoro è bene preparare qualche giorno prima tutto ciò che ci serve per quel determinato incontro. Se serve un report o una relazione scritta, allora è opportuno redigerla almeno una settimana prima, in modo da avere anche il tempo di rivederla. Scritti, oggetti di cui abbiamo bisogno, informazioni mnemoniche, ecc., tutto è bene prepararlo prima dell’appuntamento. In questo modo, si evita l’ansia dell’ultimo momento, che rischia di farci dimenticare qualcosa di importante.

Non eccedere negli impegni

Talvolta l’agenda appare eccessivamente fitta di impegni perché se ne prendono troppi. Spesso ci si dimentica che il giorno ha 24 ore, e che il corpo ha bisogno di riposare almeno 6-7 ore. C’è un altro elemento da considerare: già nel pomeriggio si affievolisce la capacità di prendere decisioni rilevanti o di eseguire compiti che necessitano concentrazione. Quindi gli impegni importanti sarebbe bene concentrarli al mattino. In questo senso è sempre attuale il famoso detto: “il mattino ha l’oro in bocca”. Quando si è più svegli e lucidi si eseguono i compiti con maggior attenzione, sfruttando la massima energia mattutina, e permettendo di velocizzare alcuni compiti. Nel pomeriggio inoltrato inizia a farsi sentire la stanchezza e ciò può provocare un rallentamento della propria capacità di portare avanti un compito complesso.

Evitare le distrazioni

Un altro elemento che incide notevolmente sui livelli di energia e di attenzione è dato dalle distrazioni. Quando siamo impegnati a svolgere un certo compito, nel momento in cui ci distraiamo – per esempio per rispondere a una e-mail o a un messaggio via social – perdiamo la nostra concentrazione su ciò che stavamo facendo. Il nostro cervello, prima di riattivarsi e concentrarsi sull’azione precedente, impiega diversi minuti. Le distrazioni compromettono non solo la qualità del proprio lavoro, ma fanno perdere del tempo prezioso.